Автоматизация транспортных компаний

Деятельность транспортных предприятий всегда отличает необходимость в постоянной координации сложных процессов. Два слагаемых эффективности в логистике – оптимизация издержек и увеличение скорости выполнения операций - зависят от взаимодействия множества специалистов разных подразделений – начиная от бухгалтерии и финансового отдела, заканчивая технической, диспетчерской и клиентской службами. Обеспечение их слаженной работы требует от руководства постоянного контроля и быстрого принятия управленческих решений.

Задачу повышения эффективности работы транспортных предприятий можно и нужно решать за счет оптимизации главных затратных статей – таких как расходы на топливо и ГСМ, запчасти, проведение плановых и внеплановых ремонтов, страхование и др. Современные технологии предлагают множество инструментов, которые, так или иначе, способствуют улучшению отдельных показателей работы. Однако, без единой системы управления предприятием точечное применение отдельных ИТ-инструментов для парка транспортных средств – к примеру, систем gps-мониторинга, контроля топлива и др. – не будет иметь комплексного эффекта на улучшение показателей работы всей компании.

Для того чтобы получать актуальную информацию о деятельности компании, осуществлять координацию, контролировать и планомерно снижать издержки необходим централизованный инструмент управления и принятия оперативных решений. Таким инструментом являются системы класса ERP (Enterprise Resource Planning, системы управления ресурсами предприятия): они охватывают ключевые бизнес-процессы организации и позволяют управлять всеми составляющими бизнеса в едином информационном поле. Неотъемлемым процессом любой транспортной компании является процесс взаимодействия с клиентами. А неотъемлемым блоком автоматизации в общей инфраструктуре предприятия становится CRM-система, которая позволяет обеспечить автоматизацию процессов планирования и управления (например, рейсами) и взаимодействие различных подразделений при продаже услуг, чтобы в конечном итоге повысить уровень сервиса клиентов. 

Основная ценность ERP-систем состоит в их способности «увязать» составляющие бизнеса в единое целое путем создания прозрачного информационного пространства. В нем формируется вся необходимая руководству и сотрудникам компании управленческая информация: финансовые данные по состоянию кредиторской и дебиторской задолженности, движению денежных средств, текущим доходам и расходам, количестве и статусах заказов, местонахождении грузов и транспортных средств, путевая документация и аналитические показатели, полученные в результате ее обработки. Зачастую ERP-системы транспортных и логистических предприятий интегрируются со специализированными модулями CRM (Customer Relationship Management, управление взаимоотношениями с клиентами). Однако по функциональности такие модули уступают полноценным CRM-системам. Поэтому для тех компаний, которые хотят автоматизировать все блоки взаимоотношений с клиентами имеет смысл задуматься о полнофункциональной самостоятельной CRM-системе, которая легко может быть интегрирована с уже выбранной ERP. Одним из вариантов может стать Microsoft Dynamics CRM, т.к. она легко и быстро встраивается в Microsoft ориентированную инфраструктуру, интегрируется с ERP-системами Microsoft Dynamics AX и Microsoft Dynamics NAV, а также обладает привычным интерфейсом, за счет чего понятна и удобна пользователям. Таким образом, в результате интеграции нескольких ключевых ИТ-решений может быть создана комплексная логистическая система, с помощью которой решаются задачи высокой степени сложности. 

При выборе ERP и CRM-систем также стоит учитывать ее так называемые «интеграционные возможности» - способность системы работать и обмениваться данными со сторонними приложениями. Например, при интеграции с системами GPS-мониторинга ERP-система может передавать плановые данные из путевого листа; в обратном направлении передаются данные о фактическом маршруте. Интеграция с SMS-центром позволит отправлять оповещения сотрудникам о готовности рейса или о необходимости трансфера пассажиров и экипажа, а интеграция с интернет-сайтом компании, поможет узнать, где клиенты или их агенты могут оставить запрос на рейс, трансфер или кейтеринг. 

Наиболее очевидными результатами внедрения информационной системы становятся снижения материальных затрат. Уменьшение расхода топлива достигается за счет своевременного планирования и контроля. Его экономия может достигать значительных величин – около 20-25%. А планирование закупок запасных частей под конкретную потребность позволяет снизить складские запасы и издержки на хранение. 

Оценить экономический эффект создания комплексного решения, как единого централизованного инструмента управления и принятия решений гораздо сложнее, ведь это зависит от множества специфических характеристик и показателей конкретного предприятия. Однако ERP и CRM позволят компании поднять процесс управления на качественно более высокий уровень и каждый день принимать обоснованные решения, способствующие развитию бизнеса.